Organisatie en Management![](/uploads/Image/SciConf_pijlen_trans.png)
![](/uploads/Image/SciConf_pijlen_trans.png)
Website
Ontwerpen, inrichting en beheer van uw conferentie website gedurende het gehele traject met een daarbij behorend uniek email adres. Op uw website kunnen de abstracts en papers worden ge-upload. Ook de geautomatiseerde registraties en betalingen verlopen via de website.
Planning en programma
- Adviseren over de programma opzet en het tijdstip van een evenement
- Genereren van ideeën en het adviseren over de vorm van het programma
- Deelnemen aan voorbereidende besprekingen
- Opstellen actiepuntenlijsten en planning
- Opstellen draaiboek vanaf de start tot aan het evenement
- Voorlopig programma en definitief programma (eventueel voorzien van abstracts) op de website plaatsen
Financiën
- Opstellen congresbegroting
- Adviseren over deelnemersbijdrage en berekening break-even point
- Budgetbewaking
- Evaluatie en eindrapportage
- Financieel overzicht van het gehele congres
Mailings en drukwerk
- Plaatsen van advertenties
- Converteren en samenvoegen van bestaande adressenbestanden naar een mailingbestand
- Aanmaken brieven, facturen, letters of attendance en kwitanties met uw eigen briefhoofd
- Verzenden aankondigingen en calls via ons eigen mailingsysteem
- Drukwerk begeleiding van posters, flyers, abstract boek en proceedings
- Ontwerpen en drukken van de badges
- Verzorgen van foto’s en illustraties
Locatie
- Adviseren over locaties en uitvoeren van 'site inspection'
- Reserveren zalen en ruimtes
- Regelen zaalopstelling, zaaldecoratie, garderobe, schoonmaak, bewegwijzering en bewaking
- Regelen en installeren posterborden, stands en kramen
- Organiseren van tentoonstellingen, postersessies en company markets
Catering
- Verzorgen breaks, lunches en receptie op locatie
- Adviseren over locatie voor congresdiner
- Adviseren bij menu van congresdiner
Audio Visuele Middelen
- Inventariseren en huren audiovisuele middelen zoals projectieapparatuur, geluidsversterking en microfoons, WiFi en kopieerapparatuur
- Checken apparatuur en zalen
Sprekers en sponsoren
- Informeren sprekers en sponsoren
- Regelen vervoer van en naar station of vliegveld
- Aanschaf cadeaus
- Versturen bedankbrieven
- Adviseren bij het sponsorplan
- In overleg benaderen van mogelijke sponsors
- Sluiten van overeenkomsten en afhandelen van de financiën met de sponsors
- Coördineren van gesponsorde onderdelen als receptie, lunches of diners
- Coördineren van sponsor logo’s op congrestas, mappen, flyers ed.
Sociaal en partner programma en excursies
- Ontwikkelen, genereren ideeën
- Organiseren entertainment tijdens het congres zoals feestavonden, diners, etc.
- Organisatie van het partner programma’s eventueel in samenwerking met een gespecialiseerd organisatiebureau.
- Verzorgen van informatie en tickets
Vervoer
- Informatie over openbaar vervoer verzorgen
- Regelen vervoer voor sprekers, sponsoren en deelnemers van en naar station of vliegveld
- Regelen vervoer voor sprekers, sponsoren en deelnemers van en naar congreslocatie, hotel, dinerlocatie en excursies