Organisatie en Management

Website
Ontwerpen, inrichting en beheer van uw conferentie website gedurende het gehele traject met een daarbij behorend uniek email adres. Op uw website kunnen de abstracts en papers worden ge-upload. Ook de geautomatiseerde registraties en betalingen verlopen via de website.
 
Planning en programma
  • Adviseren over de programma opzet en het tijdstip van een evenement
  • Genereren van ideeën en het adviseren over de vorm van het programma
  • Deelnemen aan voorbereidende besprekingen
  • Opstellen actiepuntenlijsten en planning
  • Opstellen draaiboek vanaf de start tot aan het evenement
  • Voorlopig programma en definitief programma (eventueel voorzien van abstracts) op de website plaatsen
 
Financiën
  • Opstellen congresbegroting
  • Adviseren over deelnemersbijdrage en berekening break-even point
  • Budgetbewaking
  • Evaluatie en eindrapportage
  • Financieel overzicht van het gehele congres
 
 
Mailings en drukwerk
  • Plaatsen van advertenties
  • Converteren en samenvoegen van bestaande adressenbestanden naar een mailingbestand
  • Aanmaken brieven, facturen, letters of attendance en kwitanties met uw eigen briefhoofd
  • Verzenden aankondigingen en calls via ons eigen mailingsysteem
  • Drukwerk begeleiding van posters, flyers, abstract boek en proceedings
  • Ontwerpen en drukken van de badges
  • Verzorgen van foto’s en illustraties
 
Locatie
  • Adviseren over locaties en uitvoeren van 'site inspection'
  • Reserveren zalen en ruimtes
  • Regelen zaalopstelling, zaaldecoratie, garderobe, schoonmaak, bewegwijzering en bewaking
  • Regelen en installeren posterborden, stands en kramen
  • Organiseren van tentoonstellingen, postersessies en company markets
 
Catering
  • Verzorgen breaks, lunches en receptie op locatie
  • Adviseren over locatie voor congresdiner
  • Adviseren bij menu van congresdiner
 
Audio Visuele Middelen
  • Inventariseren en huren audiovisuele middelen zoals projectieapparatuur, geluidsversterking en microfoons, WiFi en kopieerapparatuur 
  • Checken apparatuur en zalen 
 
Sprekers en sponsoren
  • Informeren sprekers en sponsoren
  • Regelen vervoer van en naar station of vliegveld
  • Aanschaf cadeaus
  • Versturen bedankbrieven
  • Adviseren bij het sponsorplan
  • In overleg benaderen van mogelijke sponsors
  • Sluiten van overeenkomsten en afhandelen van de financiën met de sponsors
  • Coördineren van gesponsorde onderdelen als receptie, lunches of diners
  • Coördineren van sponsor logo’s op congrestas, mappen, flyers ed.
 
Sociaal en partner programma en excursies
  • Ontwikkelen, genereren ideeën
  • Organiseren entertainment tijdens het congres zoals feestavonden, diners, etc.
  • Organisatie van het partner programma’s eventueel in samenwerking met een gespecialiseerd organisatiebureau.
  • Verzorgen van informatie en tickets
 
Vervoer
  • Informatie over openbaar vervoer verzorgen
  • Regelen vervoer voor sprekers, sponsoren en deelnemers van en naar station of vliegveld
  • Regelen vervoer voor sprekers, sponsoren en deelnemers van en naar congreslocatie, hotel, dinerlocatie en excursies